Autor: Juan Carlos Torres Vela, PMP, CBAP, PRINCE2, COBIT 2019, ITIL v4, SCM, SPOC, SSBB, LSSBB, SA, KB

El regreso de la 7ma edición a la 6ta Edición

Resumen

La nueva versión de la Guía del PMBOK® y estándar nacen del esfuerzo de adaptarse al entorno cambiante en el que vivimos.

El uso de software ha sido incorporado en toda clase de productos y servicios generando nuevos modelos de negocio y formas de trabajar por lo que la entrega de productos se centra más en resultados que en entregables. El trabajo colaborativo ahora se puede dar desde cualquier parte del mundo.

Esta versión de la Guía del PMBOK® cambia de las practicas prescriptivas orientadas al proceso a principios debido a que el foco ahora serán los resultados más que los entregables.

Los principios capturan y resumen los objetivos de las prácticas y las funciones de la gestión de proyectos predictivos o adaptativos.

Esta guía en base a principios está alineado a las nuevas versiones de estándares de gestión de programas, portafolios y riesgos del PMI.

Nada en este nuevo estándar y la guía de gestión de proyectos niega el alineamiento con las anteriores versiones basadas en procesos. La anterior versión sigue siendo muy útil y relevante para determinar y evaluar las capacidades de gestión de proyectos y para hacer metodología y tener una metodología alineada a los procesos.

Otro cambio significativo es ver de un modo sistémico a la gestión de proyectos. Lo cual empieza con una visión sistémica de la entrega del valor en el estándar y una visión de sistema del contenido de la Guía. El estándar enfatiza que el proyecto no genera simplemente salidas sino resultados que entregan valor a la organización y a los interesados.

La visión de sistema cambia las áreas de conocimiento por ocho dominios de desempeño del proyecto. Un dominio de desempeño es un conjunto de actividades críticas para una entrega efectiva de resultados del proyecto.

Colectivamente estos dominios representan el sistema que interactúa para lograr los resultados deseados. El cambio ocurre dentro de este sistema para entregar el valor basado en medición de resultados más que adherencia a procesos o documentos.

1.1 Propósito del estándar.

Da la base para entender la gestión de proyectos y cómo habilita lograr los resultados esperados.

1.2 Conceptos.

Se describen conceptos de proyecto, programa, portafolio, producto entre otros. Y resaltaré el resultado

Resultado: Es el resultado final o la consecuencia de un proceso o proyecto. Puede incluir salidas o documentos. Se enfoca en el beneficio o valor que el proyecto buscaba entregar.

2. Sistema de Entrega de Valor

El proyecto existe dentro de un sistema más grande.

2.1 Creando Valor

En base a componentes y flujo de información.

Flujo de Información

2.2 Sistema de gobierno organizacional

Un marco de referencia de gobernanza puede incluir elementos de supervisión, control,evaluación de valor, integración entre componentes y capacidades de toma de decisiones. Los sistemas de gobernanza proporcionan una estructura integrada para evaluar los cambios, incidentes y riesgos asociados con el entorno y cualquier componente en el sistema de entrega de valor. Esto incluye objetivos del portafolio, beneficios del programa y entregables producidos por los proyectos. Los proyectos pueden operar dentro de un programa o portafolio o como una actividad independiente. En algunas organizaciones, una oficina de dirección de proyectos podría prestar soporte a programas y proyectos dentro de un portafolio. La gobernanza del proyecto incluye definir la autoridad para aprobar cambios y tomar otras decisiones de negocio relacionadas con el proyecto.

2.3 Funciones asociadas a proyectos

Para gestionar y dar dirección a un proyecto de modo eficiente y eficaz. Si el proyecto es predictivo estarán centralizadas y si es ágil serán colaborativas

2.4 El ambiente del Proyecto

Es interno (metodología, documentación, conocimiento, seguridad, cultura, estructura organizacional, gobierno, infraestructura, tecnología, capacidades de empleados, disponibilidad de recursos) o externo (mercado, regulación, estándar de industria, clima, inflación, política).

2.5 Consideraciones para crear el producto

3. Principios:

Sirven como guía para la estrategia, toma de decisiones y resolución de problemas. El código de ética es complementario, aunque resulta reiterativo, puede ayudar con las expectativas de conducta moral (respeto, responsabilidad, honestidad, equidad).

• 3.1 Ser diligente, respetuoso y administrador cuidadoso. (Código Ética)
• 3.2 Crear un ambiente que permita el trabajo colaborativo en el proyecto. (KA -Knowledge Area- Recursos)
• 3.3 Comprometer efectivamente a los interesados (KA Interesados)
• 3.4 Enfocarse en el valor (ágil)
• 3.5 Reconocer y responder a las interacciones entre los sistemas. (KA integración)
• 3.6 Demostrar un comportamiento de Liderazgo. (KA Recursos)
• 3.7 Adaptar el enfoque de las entregas en función del contexto. (ágil)
• 3.8 Incorporar la calidad a los procesos y a los resultados. (KA Calidad)
• 3.9 Abordar la complejidad. (KA integración)
• 3.10 Optimizar las respuestas a los riesgos. (KA Riesgos)
• 3.11 Ser adaptable y resiliente. (ágil)
• 3.12 Habilitar el cambio para lograr el estado futuro previsto. (KA Integración)

1. Introducción a la Guía del PMBOK

El trabajo en los dominios de desempeño del proyecto (En la Guía) son guiados por los principios de la gestión de proyectos descritos en el estándar. El principio es una norma, verdad o valor, que guían el comportamiento de las personas involucradas en proyectos.

2. Dominios de desempeño del proyecto

Un dominio de desempeño del proyecto es un grupo de actividades relacionadas que son críticas para la entrega efectiva de resultados. Los dominios son Interactivos, interrelacionadas e interdependientes entre sí y trabajan al unísono para lograr resultados. Se ejecutan concurrentemente durante todo el proyecto y son presentadas con el mismo peso y sin orden establecido. Las actividades específicas dependerán del contexto, organización, entregables, equipo, interesados y otros factores.

2.1 El dominio del desempeño del interesado (KA interesados, KA Comunicaciones)

Los proyectos son ejecutados por personas para personas. Resultados Esperados:

• Relación productiva con los interesados a lo largo del proyecto
• Acuerdo de los interesados con los objetivos del proyecto
• Interesados beneficiados por el proyecto debiera apoyar y estar satisfechos y los que se oponen al proyecto o sus entregables no impacten negativamente los resultados del proyecto.

2.1.1 El compromiso con los interesados:

2.2 El dominio del desempeño del Equipo (KA recursos Humanos)

Resultados Esperados:

• Propiedad compartida.
• Equipo de alto desempeño
• Liderazgo aplicable y habilidades interpersonales demostradas por todos los miembros del equipo.

2.3 El dominio del desempeño del Enfoque de desarrollo y Ciclo de Vida.

Resultados Esperados:

• Desarrollar un enfoque consistente con los entregables del proyecto
• Un ciclo de vida que conecte las fases con la entrega de valor al negocio y al interesado del inicio al fin del proyecto.
• Las fases del ciclo de vida facilitaran la cadencia de entrega y enfoque de desarrollo para producir los entregables del proyecto.

2.4 El dominio del desempeño del Planificación. (GP Planificación)

Resultados Esperados:

• El progreso del proyecto es organizado, coordinado y de modo deliberado.
• El enfoque es holístico con la entrega de resultados.
• El tiempo gastado en la planificación debe ser el apropiado a la situación.
• La información de la planificación debe ser lo suficiente para gestionar las expectativas de los interesados

2.5 El dominio del desempeño del Trabajo del Proyecto. (GP Ejecución, Gestión del conocimiento y cambios, KA comunicación, Adquisición, recursos))

Resultados Esperados:

• Desempeño eficiente y eficaz del proyecto
• Los procesos son apropiados al proyecto y al ambiente..
• Apropiada comunicación con interesados
• Eficiente gestión de recursos físicos.
• Efectiva gestión de adquisiciones.
• Mejora en capacidad del equipo por aprendizaje continuo y mejora de procesos

.

2.6 El dominio de desempeño de la entrega (KA Alcance, requerimientos, definición de alcance, costo calidad)

Resultados Esperados:

• Proyecto contribuye a objetivos de negocio y avance en la estrategia
• Proyecto logra el resultado por el que fue iniciado para entregar.
• El beneficio del proyecto se logra en el tiempo que fue planeado
• El equipo del proyecto tiene un claro entendimiento de los requerimientos.
• Los interesados aceptan y están satisfechos con los entregables del proyecto.

EDT, entregables, Elicitación de requerimientos, alcance, calidad, costo de calidad.

2.7 El dominio de desempeño de la Medición (GP seguimiento y Control)

Resultados Esperados:

• Es confiable entendimiento del estado del proyecto
• Datos para facilitar la toma de decisiones
• Acciones oportunas y apropiadas para mantener el desempeño del proyecto a tiempo
• Lograr objetivos y generar valor al negocio a través de tomar decisiones oportunas y apropiadas basados en confiables pronósticos y evaluaciones

Valor Ganado, tablero Scrum, Grafica del trabajo pendiente, Beneficio costo, ROI, SMART

2.8 El dominio de desempeño de incertidumbre (KA riesgo)

Resultados Esperados:

• Conocer el ambiente en el que el proyecto ocurre, incluyendo el ambiente técnico, social, político, mercado y económico
• Explorar proactivamente y responder a la incertidumbre
• Conocer la interdependencia de las múltiples variables del proyecto.
• Capacidad de anticiparse a las amenazas y oportunidades y entender las consecuencias de los incidentes
• Entrega del proyecto con poco o impacto no negativo de eventos y condiciones no previstas.
• Las oportunidades son realizadas para mejorar el desempeño de los resultados del proyecto
• Las reservas de costo y cronograma son utilizadas efectivamente para mantener alineamiento con los objetivos del proyecto,

3. Adaptación (tailoring)

3.1 información general

Es la adaptación del enfoque de la gestión del proyecto, gobierno y procesos para calce mejor con el ambiente dado y el trabajo a realizar.

Es guiada por lo principios, valores y la cultura organizacional. Por ejemplo, si es valor centrarse en el cliente o optimizar costo, la adaptación seria distinta.

La alternativa a la adaptación es utilizar una metodología ya preparada.

Las metodologías describen procesos, fases, métodos, artefactos, formatos a ser utilizados por los proyectos.

La adaptación implica comprender el contexto, los objetivos y el entorno operativo del proyecto. Los proyectos operan en entornos complejos que necesitan equilibrar demandas potencialmente competitivas que incluyen, entre otras:

• Entrega lo más rápido posible
• Minimización de costos del proyecto
• Optimización del valor entregado,
• Creación de entregables y resultados de alta calidad
• Cumplimiento de estándares regulatorios
• Satisfacción de las expectativas de las diversas partes interesadas
• Adaptación al cambio.

3.2 Por que Adaptarse

La personalización se realiza para adaptarse mejor a la organización, el entorno operativo y las necesidades del proyecto. Muchas variables influyen en el proceso de adaptación, incluida la criticidad del proyecto y el número de partes interesadas involucradas. La adaptación produce beneficios directos e indirectos para las organizaciones. Estos incluyen, pero no se limitan a:

• Más compromiso de los miembros del equipo del proyecto que ayudaron a adaptar el enfoque
• Enfoque orientado al cliente, ya que las necesidades del cliente son un factor de influencia importante en su desarrollo
• Uso más eficiente de los recursos del proyecto.

3.3 Lo que se adapta es:

• Ciclo de vida y enfoque
• Procesos
• Compromiso
• Herramientas
• Métodos
• Documentos

También se puede adaptar los dominios de diseño.

3.4 El proceso de ajuste:

• La selección del enfoque inicial es determinar si es predictivo, hibrido o adaptativo.
• Adapta a la organización en base a tamaño, criticalidad, madurez de la organización y otros.
• Adaptarse al proyecto incluye producto/entregable, equipo y cultura
• Implementar mejora continua

4. Modelos, Métodos y Artefacto

Modelo: Es una estrategia pensada para explicar un proceso, marco de referencia o fenómeno.

Método: Es el medio de lograr un resultado, salida o entregable.

Artefacto: Formulario, documento, salida o entregable de proyecto.

Modelos de liderazgo, motivacionales (Herzberg, X, Y, McClelland), adaptación al cambio (ADKAR), 8 pasos, Tuckman, Grupos de Procesos.

Finalmente sugiere el uso de una nueva plataforma online vinculada con la séptima edición de PMBOK cuyo contenido digital interactivo Standards Plus está en https://standardsplus.pmi.org . Esta plataforma define describe modelos/prácticas, métodos, artefactos y otra información útil actual.

Análisis

La nueva guía del PMBOK es una propuesta, que ya no se centra en los procesos y áreas de conocimientos, ahora se basa en principios y dominios de desempeño (Mezcla Áreas de conocimiento con grupos de proceso del PMBOK v6) que la vuelven un poco más genérica que versiones anteriores basadas en procesos.

Respecto del esquema de utilizar principios, en el estándar de gestión de proyecto, desde el 2013 se da esta práctica en numerosos estándares como el SBOK (estándar de Scrum de ScumStudy) el 2019 en el estándar de COBIT (Estándar de Gestión de información y Tecnología) y también ITIL v4 (Estándar de Administración de Servicios).

Estos Principios que son “verdades” del PMBOK 7ma edición están asociados al PMBOK 6ta edición y el código de Ética. No consideran todas las áreas de conocimiento ni todos los valores del código de ética debido a que por ser un estándar de consenso (Lo cual puede ser una fortaleza o una debilidad) aquello en lo que no se pusieron de acuerdo no está en el PMBOK 7ma edición. Por lo que podríamos complementar los 12 principios, con lo que otros 3 valores del código de ética y verdades de otras areas de coocimiento, además de los PMI-sismos del Libro de Rita Mulcahy con lo que cómodamente superaríamos los 20 principios.

Ejemplo de Principios que se podrían Adicionar:

• 13 Se hace en el proyecto lo que está en el alcance y solo alcance para proyectos predictivos y en ágil por iteración se va definiendo el alcance hasta la última iteración (KA Alcance y ágil)
• 14 La comunicación debe ser en el formato y tipo del interesado (KA Comunicación)
• 15 La adquisición debe estar en base de requerimientos y alcance del proyecto (KA adquisiciones)
• 16 se debe considerar el valor de responsabilidad, imparcialidad y honestidad

Respecto del sistema propuesto en la parte de la guía de PMBOK 7ma edición. Los elementos considerados fueron grupos de proceso, áreas de conocimiento y unos temas. Se podría agregar más áreas de conocimiento o su conexión con los grupos de proceso de iniciación o cierre. Entendemos que se consideró sólo los elementos que pasaron el consenso.

Este planteamiento como sistema holístico hace perder un poco de estructura al tener un conjunto de temas “sueltos” al interior de cada dominio de desempeño.

Algo similar, en cuanto al abandono de procesos en un estándar para adoptar un sistema holístico, sucedió con ITIL v4 que ahora tiene un sistema de valor y un modelo de 4 dimensiones (ver gráficos siguientes). De procesos pasaron a prácticas que tienen una relación directa con sus procesos.

Cabe señalar que ITIL v4 contiene practicas de Gestión de Proyectos, Portafolios, Riesgos, conocimiento entre otros. Por lo que el sistema del PMBOK 7ma pudo parecerse al siguiente grafico de ITIL v4.

El estándar de COBIT 2019 cambio de procesos a objetivos de gobierno y gestión y mantuvo los procesos por lo que su última versión del estándar del 2019 reemplaza completamente la anterior. Este estándar contiene Procesos de Gestión de Proyectos, programas, portafolio, riesgos, calidad, Recursos Humanos, problemas entre otros. El COBIT 2019 plantea un sistema de Gobierno, a lo cual también pudo parecerse el de gestión de Proyectos PMBOK 7ma edición.

En el caso del PMBOK 7ma edición dejó los procesos, sin embargo, propone el uso de modelos y métodos para su sistema de dominios de procesos donde sugiere una lista larga de Modelos donde esta considerado los grupos de Procesos del PMBOK 6ta edición.

Por lo que si queremos hacer metodología en un entorno en que estábamos utilizando el PMBOK 6ta edición para proyectos cascada tendremos que seguir utilizando el PMBOK 6ta edición.

Respecto de la adaptación, el estándar COBIT propuso el 2019 factores de diseño para adaptar su estándar. De lo cual se podría añadir como factores:

• Estrategia y objetivos de la Empresa. empresa orientada a reducción de costos o crecimiento de rentabilidad o si tiene el foco en la innovación
• Incidentes relativos a la gestión de proyectos.
• Nivel de Tercerización de la Gestión de Proyectos.

Conclusiones sobre la Guía del PMBOK 7ma edición

• El estándar ahora considera los principios (que modelizan nuestras acciones y comportamiento).
• Da ideas sobre la adaptación de la gestión de los proyectos a cada entorno (Tailoring)
• Proporciona algunos modelos, métodos y artefactos que podemos utilizar en nuestros proyectos a los cuales podemos acceder en https://standardsplus.pmi.org
• Propone en un sistema de dominios de desempeño donde para implementarlo podemos utilizar los procesos del PMBOK 6ta edición. Por lo que el estudio del PMBOK 6ta edición será necesario para tener una guía para poder hacer metodología de Gestión de Proyectos cascada. Del mismo modo, para proyectos agiles tendría que utilizarse otro estándar como el SBOK. Al convertirse la 7ma edición en un estándar genérico no contendría el detalle para poder gestionar proyectos en base a solo la 7ma edición.
• ¿Si me preguntasen con que estándar del PMBOK me quedaría con la 6ta o 7ma edición? Es posible que responda que con la 6ta edición.

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