Como utilizar la Guía de fundamentos del Análisis de Negocio (BABOK) para recuperar un proyecto

Como utilizar la Guía de fundamentos del Análisis de Negocio (BABOK)

Autor: Juan Carlos Torres Vela, PMP, CBAP, PRINCE2, ITIL, COBIT 2019, SCM, SPOC, SSBB, LSSBB

La Guía de fundamentos del Análisis de Negocio (BABOK) es una mejor practica para permitir el cambio en una empresa mediante la definición de las necesidades y recomendar soluciones que aportan valor a los interesados.

Pongámonos en el siguiente escenario: Nos llama un colega, para pedirnos que, recuperemos un proyecto en problemas, que tiene más de un año de retraso sin lograr resultados esperados por los distintos interesados.

El proyecto consiste en el desarrollo de un software que mejore la actual solución de un aplicativo específico muy importante para la institución, pero lo desarrollado no calzaría con las necesidades de los interesados y el proyecto de desarrollo está muy retrasado respecto del cronograma pactado. Se le achaca al proveedor el ser incompetente en el logro de resultados.

Te piden que resuelvas el problema. ¿Por dónde empiezas? ¿Qué mejor práctica vas a seguir? ¿Qué componentes vas a considerar en tu análisis? ¿Solo procesos, personas, información? Todos los interesados reclaman. ¿Quién tiene la razón? ¿Dónde está el problema?

Si enfocamos el problema desde la perspectiva de gestión de proyectos habría que detener el proyecto, analizar y re-planificar el proyecto sincerando las líneas base de alcance, cronograma y costos.

Para analizar el estado actual y recomendar un curso de acción (re-planificación) nos será de gran ayuda la guía del BABOK.

La guía del BABOK tiene 6 áreas de conocimiento. Las cuales se pueden abordar en cualquier orden. En este caso en particular las abordaría en el siguiente orden y vamos a profundizar hoy en las 2 primeras áreas de conocimiento:

1. Evaluación de la Solución.

2. Análisis Estratégico.

3. Planificación y Monitoreo del Análisis de Negocios.

4. Elicitación y Colaboración.

5. Análisis de Requisitos y diseño de la definición.

6. Gestión del ciclo de vida de los Requisitos.

1. Evaluación de la Solución. Describe las tareas que los analistas de negocios deben realizar para evaluar el rendimiento y el valor entregado por una solución en uso por la empresa, y recomendar la eliminación de barreras o restricciones que impidan la plena realización del valor. Son 6 tareas a realizar:

1.1 Medir el rendimiento de la solución, determinando la forma más adecuada de evaluar el rendimiento de una solución, incluida la forma en que se alinea con la empresa metas y objetivos, y realiza la evaluación., Ejemplo: determinar número de atenciones, satisfacción del cliente (Quien toma decisiones) y usuario (Quien utiliza la solución), tiempo de atención, reclamos de los clientes y usuarios por día o semana.

1.2 Analizar las medidas de rendimiento,, para comprender el valor que ofrece a la empresa a las partes interesadas, y determina si se está logrando resolver las necesidades empresariales actuales. Ejemplo. El nivel de insatisfacción es elevado y hay funcionalidades deseadas no implementadas y el tiempo de atención es el doble del deseado.

1.3 Evaluar las limitaciones de la solución: investiga problemas dentro del alcance de la solución que puede evitar que se satisfaga las necesidades actuales. Una limitación puede ser reproceso, tiempos de espera excesivos o falta de funcionalidad.

1.4 Evaluar las limitaciones de la empresa: investiga los problemas fuera del alcance de un la solución que puede impedir que la empresa logre el valor de la solución. Ejemplo Restricciones por políticas o estructura organizacional, foco en función y no en el usuario, como se premia al empleado.

1.5 Recomendar acciones para aumentar el valor de la solución: identifica y define acciones que la empresa puede tomar para aumentar el valor que se puede entregar por una solución. Ejemplo remover las restricciones de la solución y de la empresa.

2. Análisis Estratégico. La estrategia define la forma más efectiva de aplicar las capacidades de una empresa con el fin de alcanzar un conjunto deseado de metas y objetivos. Pueden existir estrategias para la toda la empresa, para una división, departamento o región, y para un producto, proyecto.

Son 4 tareas a realizar:

2.1 Analizar el estado actual: entender la necesidad del negocio y cómo se relaciona a la forma en que funciona la empresa hoy. Establece una línea de base y contexto para el cambio. Este es el AS IS. Los componentes a analizar son:

2.2 Definir el estado futuro: define metas y objetivos que demostrarán que la necesidad empresarial se ha satisfecho y define qué partes de la empresa necesita cambiar para cumplir con esas metas y objetivos. Los componentes a definir son:

2.3 Evaluar riesgos: entender las incertidumbres en torno al cambio, considera el efecto que esas incertidumbres pueden tener en la capacidad de entregar valor, y recomendar acciones para abordar riesgos. Ejemplo. Interesa identificar los riesgos de mantener la solución actual, los riesgos de ir a la nueva solución y los riesgos de la nueva solución.

2.4 Definir estrategia de cambio: realiza un análisis de brechas entre el estado actual y el estado futuro, evalúa opciones para lograr el estado futuro, y recomienda el enfoque de mayor valor para alcanzar el estado futuro. Incluyendo cualquier estado de transición que pueda ser requerido en el camino. Ejemplo. Definir un plan de alto nivel de los pasos a dar para ir de la situación actual a la futura.

La Guía de fundamentos del Análisis de Negocio (BABOK) nos da la pauta de qué hacer. Para lo cual debemos identificar las 6 variables del modelo fundamental del Análisis de Negocio: El cómo lograr el cambio es lo que tenemos que determinar en base al contexto en el que trabajamos la iniciativa, teniendo claro la Necesidad y el Valor que da para los interesados y que se logrará con la nueva solución.