Como definir los procesos de la Guía del PMBOK y el nivel de formalización al momento de desarrollar una Metodologia de gestión de proyectos.

Autor: Juan Carlos Torres Vela, PMP, CBAP, PRINCE2, ITIL, COBIT, SCM, SPOC, SSBB, LSSBB

Metodologia de gestión de proyectos
La dificultad que enfrenta toda organización al definir que procesos de la Guía del PMBOK para el desarrollo de una Metodologia que calce con las necesidades de la organización puede ser mejor gestionada a través de identificar los factores de diseño que son críticos para lograr el éxito en la gestión de proyectos en una organización

Los Factores de Diseño que propongo, serian una combinación de la siguiente lista de factores.

1.- Estrategia de la Empresa.
Va a impactar en la gestión de proyectos. Ejemplo. Una empresa orientada a reducción de costos o crecimiento de rentabilidad o si tiene el foco en la innovación va a requerir gestiones distintas en los proyectos. Si no está escrita la estrategia requeriría entrevistar a los altos directivos de la empresa para obtener la estrategia de la empresa lo cual impactara en la gestión de proyectos.

2.- Objetivos de la empresa.
Los cuales se derivan de la estrategia de la empresa, estos objetivos si están dentro de la dimensión financiera e interna del Balance Score Card, suelen estar más en línea con una gestión de proyectos sólida. Porque si tenemos objetivos como Gestión de un portafolio competitivo de productos y servicios u optimización de procesos internos u cumplimiento de políticas internas estos son objetivos empresariales de la dimensión financiera e interna.

3.- Identificar el Perfil del Riesgo.
Aquí tenemos que identificar que categorías de riesgos aplican a la gestión de proyectos, cual es el nivel actual y cual el nivel que están dispuestos a tener los principales directivos de la organización. Lo cual nos ayudara a definir el nivel de formalización de la gestión de riesgos. Aquí también se puede obtener la información a través de la entrevista a los directivos.

4.- Incidentes relativos a la gestión de proyectos.
Aquí tenemos que identificar que incidentes actualmente existen, los cuales podrían ser riesgos que han ocurrido. Como por ejemplo: La frustración de las áreas de negocio respecto del resultado de los proyectos por requerimientos no logrados o fallas en lograr el valor esperado entre otros. Los incidentes ayudaran a identificar donde está el dolor organizacional que la propuesta deberá resolver. Nuevamente las entrevistas son necesarias.

5.- Cumplimiento de requerimientos regulatorios.
Algunas empresas deben de demostrar ciertos registros por temas regulatorios. Ejemplo. Los Sistema Financiero debe tener una Metodología documentada de gestión de proyectos solicitada por el regulador SBS o ciertas industrias requieren demostrar gestión de la calidad o medio ambiente.

6.- El Rol de la Gestión de Proyectos.
Aquí se refiere a qué tanto pesa la gestión de proyectos para el éxito de la organización. Sólo es soporte? (Si falla un proyecto no es crítico para la continuidad de la organización), intermedio o estratégico? (El éxito de los proyectos es el éxito de la organización). Cada vez más las empresas se gestionan por proyectos y los proyectos son críticos para el éxito de las mismas.

7.- Nivel de Tercerización de la Gestión de Proyectos.
Los proyectos son tercerizados ampliamente o son desarrollados por equipos dentro de la organización? La oficina de gestión de proyectos esta tercerizada o no? Este elemento debe ser identificado.

8.- Método de implementación de proyectos.
Los métodos de implementación de proyectos pueden ser ágiles (Scrum), Predictivos (cascada), Orientado a Procesos (6 Sigma), Orientado al Valor (Prince2) o un poco de todos. El método deberá ser visible con la Metodología.

9.- Tamaño de la Empresa.
Entre más grande la empresa requerirá de una mayor formalización que una empresa pequeña.


Todos estos elementos de diseño son necesarios para poder desarrollar una Metodología de gestión de proyectos o una PMO. De modo de determinar que necesita la organización para desarrollar mejor sus proyectos.

Adicionalmente a estos factores de diseño se debe conocer a fondo el PMBOK 6ta edición y en ello te podemos apoyar con nuestros diplomados, cursos y talleres.

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